Met ArchiSnapper kan je een lijst van documenten zoals bijvoorbeeld stavingsstukken of as-built plannen opvragen bij je contacten. In deze helpdoc lees je hoe je deze documenten opvraagt bij betrokken partijen.

  1. Documenten opvragen per e-mail
  2. Ingediende documenten downloaden en goedkeuren

1. Documenten opvragen per e-mail

Nadat je de lijst met te ontvangen documenten hebt opgesteld, kan je deze documenten gaan opvragen bij de betrokken partijen.

  1. Navigeer in de "docs & plannen" sectie van je project naar de "online opvragen" tab.
  2. Selecteer de personen bij wie je documenten wil opvragen.
  3. Klik op "documenten per e-mail opvragen".

Je ziet nu een pop-up waarin je de e-mail kan opstellen:

  1. Het is belangrijk dat de variabele [document_upload_link] in je e-mail staat. Hier zal de ontvanger de link om de juiste documenten op te laden te zien krijgen. Als deze variabele ontbreekt kan de ontvanger de nodige documenten niet uploaden.
  2. Vul een onderwerp(subjectline) in.
  3. Vul de body tekst van je e-mail in.
  4. Je kan ook een e-mail template predefiniëren zodat je deze telkens opnieuw kan gebruiken.
  5. Als je boodschap klaar is kan je deze verzenden, of eerst een testmail naar jezelf sturen.

Je contact komt na het klikken op de link in de e-mail op onderstaande pagina terecht. Hier kunnen de opgevraagde documenten opgeladen worden.

  1. Op deze pagina kunnen de gevraagde files "gedropt" worden:

     
  2. Er kunnen 1 of meerdere files geselecteerd en toegevoegd worden. De statusbalk toont de voortgang van het opladen.

     
  3. Als de file goed opgeladen is verschijnt deze boven de drag&drop zone. Indien nodig kunnen er nog extra files toegevoegd worden.

     
  4. Nadat alle nodige documenten opgeladen zijn, kunnen ze ingediend worden door te klikken op de blauwe knop.

     
  5. De status verandert van "to receive" naar "received". Het label wordt oranje i.p.v. rood (de naam van de status kan je zelf bepalen, dit pas je aan via de "instellingen").


2. Ingediend document downloaden en goedkeuren

1. Navigeer naar de "docs & plannen" sectie van je project, en klik in de linkerkolom op "te ontvangen docs"

2. Van zodra een bestand is ingediend zie je dat het status label verandert van rood naar oranje in de lijst met te ontvangen documenten. Klik op de "goedkeuren of afkeuren" knop.

Je komt nu in onderstaand venster terecht. Hier kan je:

  1. De opgeladen documenten bekijken door op de bestandsnaam te klikken.
  2. Of alle documenten downloaden voor dit stuk.

     
  3. Nadat je de documenten nagekeken hebt, kan je deze:
    • Goedkeuren: je contact krijgt een e-mail notificatie, en de status zal aangepast worden naar "goedgekeurd".
    • Afkeuren: je contact krijgt een e-mail notificatie, en de status wordt aangepast naar "to receive". Als je dit wil kan je kan een boodschap nalaten in het chatvenster onderaan, om extra duiding te geven waarom een document goed- of afgekeurd wordt.

     
  4. Je kan ook zelf nog extra documenten toevoegen.

     
  5. Via de "edit" knop kan je alle instellingen voor dit specifieke document aanpassen.
    Je bepaalt er ook of de status van dit document in verslagen wordt weergegeven.

     
  6. Als je naar beneden scrollt vind je er het activiteitenlog en de chatbox terug voor dit document.


Lees ook:

In deze video wordt deze functie uitgelegd:

Vragen? Support@archisnapper.com.